Entretiens professionnels : quelques rappels utiles et conseils pour les mener à bien

publié le 28 septembre 2022

• Entretien annuel et entretien professionnel : comment bien les différencier conformément à la loi

• Rappels sur la tenue des entretiens professionnels et sur ce qui a changé depuis 2021

• Comment éviter les mauvaises surprises en cas de contrôle

• Comment utiliser l’entretien professionnel comme un levier de motivation

Entretien annuel et entretien professionnel : comment bien les différencier conformément à la loi

L’entretien annuel constitue un droit de l’employeur, mais n’est pas obligatoire. Conduit une fois par an, il a pour but d’évaluer et de faire le bilan de la tenue du poste, des actions menées et de l’atteinte des objectifs annuels de l’année écoulée. C’est également un moment pour clarifier la contribution demandée, fixer conjointement les objectifs de développement pour l’année suivante et déterminer les moyens alloués au salarié pour les atteindre. Il est donc centré sur le résultat opérationnel.

Quant à l’entretien professionnel, il fait le lien entre les projets d’évolution du salarié et les orientations stratégiques et opportunités de l’entreprise dans le cadre de sa GPEC. Il est obligatoire et doit se tenir tous les deux ans avec un entretien bilan appelé « état des lieux » la 6^ème année (réforme de la formation professionnelle du 5 septembre 2018). Il s’agit d’aborder les pistes pour renforcer les compétences et l’employabilité du salarié et d’échanger sur ses perspectives d’évolution.
L’entretien professionnel peut être proposé à l’issue de l’entretien annuel, à condition de le distinguer clairement de ce dernier.

Rappels sur la tenue des entretiens professionnels et sur ce qui a changé depuis 2021

              Les bénéficiaires
L’entretien professionnel s’adresse à tous les salariés ayant au moins deux ans d’ancienneté, quel que soit leur contrat de travail et la taille de l’entreprise. Les salariés prioritaires sont ceux en CDI, déjà présents dans l’entreprise avant le 5 mars 2014.

              Les échéances
Il doit avoir lieu une fois tous les deux ans, avec un entretien « état des lieux » tous les six ans. L’entretien professionnel peut être anticipé dans le cadre d’une reprise de poste (arrêt maladie longue durée, congé maternité…) ou à la demande du collaborateur. L’ancienneté acquise au titre du CDD est prise en compte dans le calcul de l’obligation de mise en œuvre d’un entretien (2 ans) et la gestion des parcours (6 ans).

              Les points obligatoirement abordés lors de l’entretien professionnel
– L’évolution professionnelle du salarié
– Le suivi des actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle
– L’évaluation de son employabilité
– La réflexion sur son avenir professionnel, le poste occupé et son projet professionnel
– Les informations concernant l’activation de son Compte Personnel de Formation (CPF), les abondements susceptibles d’être financés par la structure, le dispositif gratuit de Conseil en Évolution Professionnelle (CEP)

              Qui mène l’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel peut être mené par tout représentant de l’entreprise (supérieur hiérarchique, service des ressources humaines, tuteur, maître d’apprentissage), mais aussi par un consultant extérieur.

              Ce qui a changé depuis 2021
Les premiers entretiens bilans devaient avoir lieu en 2020 pour les salariés ayant eu leur premier entretien professionnel en mars 2014. En raison de la situation sanitaire, l’échéance pour la tenue de cet entretien a été reportée au 30 juin 2021. Depuis cette date, tout employeur devra justifier que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels tous les 2 ans ET d’au moins une formation autre qu’obligatoire (loi du 5 septembre 2018).

Comment éviter les mauvaises surprises en cas de contrôle ?

                Les risques et sanctions
L’absence d’entretien professionnel est considérée comme une faute pour l’employeur dans le cadre de l’exécution d’un contrat de travail, sous réserve de l’appréciation du juge (art. L.6323-13 – Inspection du travail ou de la formation).

Jusqu’au 30 septembre 2021, l’employeur avait deux possibilités pour justifier ses obligations :

Soit justifier que si le salarié a bénéficié au cours des 6 dernières années des entretiens professionnels prévus ET d’au moins 2 des 3 actions prévues (loi du 5 mars 2014) :
– 1 action de formation
– 1 élément de certification professionnelle (diplôme, titre professionnel)
– 1 progression salariale OU professionnelle.

Soit justifier qu’il a bénéficié des entretiens professionnels prévus ET d’au moins une formation autre qu’obligatoire

Depuis le 1^er octobre 2021, seule la 2^e option est applicable (tenue effective des entretiens professionnels ET une formation autre qu’obligatoire)

En cas de non-respect de la législation, des pénalités sont appliquées par salarié concerné, pour les structures de 50 salariés et plus ; le compte personnel de formation (CPF) de celui-ci est alors abondé par l’employeur à hauteur de :
– 3 000 euros s’il travaille à temps plein
– 3 900 euros s’il travaille à temps partiel.

Suite au report de l’échéance au 30 juin 2021, l’abondement effectif sur le compte CPF du salarié en cas de non-respect des obligations est à nouveau en vigueur depuis cette date et tient compte des ajustements prévus par les ordonnances.

Même si une structure de moins de 50 salariés n’est pas concernée par les pénalités en vigueur en cas de non-respect des obligations, elle prend tout de même le risque d’être mise en défaut par un salarié licencié n’ayant pas bénéficié de ses droits en matière d’entretien professionnel. De nombreux cas de jurisprudence attestent de ce risque, dans le cadre de poursuites prudhommales avec de lourdes pénalités à la clé pour la structure.

Les points de vigilance
Il est essentiel de garder une trace de chaque étape de l’entretien professionnel avec :

• Une convocation nominative et distincte de celle pour l’entretien annuel

• Une feuille de présence
• Des documents de synthèse signés par les deux parties, dont une copie remise au salarié (art. L6315-1 modifié par la loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 – art. 5) :
  ¤     Pour l’entretien professionnel tous les deux ans : un compte rendu d’entretien
  ¤     Pour l’entretien, état des lieux tous les six ans : un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié détaillant les 3 mesures engagées sur la période.
• Le cas échéant, une trace écrite de refus de formation de la part du salarié

Comment utiliser l’entretien professionnel comme levier de motivation ?

Le caractère obligatoire de l’entretien professionnel n’en fait pas moins un outil managérial efficace, bénéfique à la fois au collaborateur et à la structure. En effet, il permet de comprendre les motivations et les aspirations des collaborateurs concernant leur avenir professionnel. Ce moment d’échange privilégié peut devenir un réel levier de performance et de motivation pour les salariés, en faisant le lien entre leur projet professionnel et ceux de l’entreprise.

L’entretien professionnel n’est pas seulement une obligation légale, c’est aussi un moment privilégié et un espace d’expression pour le salarié, l’opportunité pour lui d’exposer la réalité de son activité, ses aspirations et ses difficultés, de questionner sur ses perspectives et d’avancer ses arguments. Son interlocuteur devra faire preuve d’écoute (idéalement 80% du temps de parole dédié au collaborateur) lors d’un échange qui devra être constructif et suivi d’effet pour soutenir la motivation au travail du salarié.